会社の会議室が新しくなり、明るくなって開放感が出て来てリラックスして会議が進行できるようになりました。新しくなる前は、壁の4面が全てパーティションで区切られていたことにより、閉塞感があり、また、人工的な照明のみでどこか薄暗く、そこで行われる会議はどうも重苦しくなってしまいがちでした。それが新しくなったことで、壁の4面はガラス張りとなり、会議室の外からの明かりが入って来て明るくなり、居心地の良い空間となりました。ただ、全面ガラス張りですと、全て丸見えになりますので、社外秘のような機密性の高い会議も考慮して、椅子に座った時の上半身部分は擦りガラスとなってプライバシーを保っています。
テレビやラジオ番組等のプレゼントの応募宛先でよく見聞きする「私書箱」ですが、具体的には、次の様なサービスを指します。私書箱とは、特定の郵便局に個人あるいは会社専用の郵便受けを持つ事を言います。私書箱を設置できる郵便局は限定されており、郵便事業支店・郵便事業の支店を併設していない一部の郵便局に限り受け付けています。つまり、主に郵便の集配センター内に、自分専用のロッカーを持つサービスと考えれば間違いありません。私書箱のサービスを開設するには、まず大量の郵便物が届いている実績等の複数の条件がありますが、それらを満たせば、郵便を受け取る上で大変便利なサービスです。
私どもの事務所は、外部からの電話が多いため、外部専用の電話窓口を作ることになり、電話秘書サービスを契約することにしました。事務所内に、外部専用の電話窓口を増設してもよいのですが、経費もかかりますし、電話対応の社員も置くとなると、人件費もかかってきます。会社としては、経費、人件費の削減をしたいところなので、他にいい対策はないかと思っていたときに、電話秘書サービスを見つけました。電話秘書サービスだと、事務所内に電話窓口を増設する必要もありませんので、経費、人件費を削減しながら、社員の負担も軽減できます。社員も業務に集中できるようになり、助かっています。
子育てをしながら、自宅でsohoとして開業しました。子供ができるまでは企業でサラリーマンとして働いていたのですが、出産を機に退職しました。出産後にはできるだけ早く復帰をするつもりでいたのですが、実際子供が生まれてみるとそれも大変なことに気づきフルタイムの仕事はしばらくできないなと感じました。以前の取引先の方と話をする機会があった時に、自宅で出来る仕事を回すのでしてくれないか、との提案をうけました。それなら自分で調整をしながらできますし、何より出勤をしなくてもいいので子育てをしながらでも仕事ができます。ありがたいお話なので、開業をすることにしました。
当社では、バーチャルオフィスの貸会議室サービスを活用しています。当社の強みは、少数精鋭で小回りが利く、というのがモットーで、バーチャルオフィスのサービスはまさに当社のモットーを引き立たせてくれる武器となっています。特にそれを実感しているのが営業部隊です。「考えるよりもまず行動」を掲げ、東京都内を駆け回り、フットワークの軽さが売りの営業部隊は、バーチャルオフィスのサービスである貸会議室を利用して、どの競合他社よりもはやく顧客の元を訪ね、近くの会議室で商談するのです。貸会議室は都内随所にあるので、素早く商談に持ち込めるというわけです。
サービスオフィスというものを知ったきっかけはポスティングのアルバイトでした。ウォーキングを兼ねてポスティングをしている地域に入れ替わりの激しいオフィスがあったのです。長くても数ヶ月、短ければ数週間で入れ替わっているように思いました。ずっと「なんだろう？」と思っていたのですが、先日友人と会った時に話題にすると、「それは、サービスオフィスってやつじゃないかな。」と言われました。その時はピンと来なかったので後でインターネットで調べてみました。オフィスとしてのスペースだけでなく備品や電話対応までを短期間でも契約出来るんですね。便利なものがあるものだと思いました。
繁忙期に秘書サービスを利用することで、業務の効率を上げることができます。以前、保育園を経営する企業に勤務していましたが、1年のうちのある時期だけ、電話応対がとても忙しくなります。それは、来年度の入園申し込みの時期です。随時入園は受け付けているので、日常的にちらほら申し込みの問い合わせは頂くのですが、やはり、来年度の申し込みがスタートするときには朝からずっと電話応対に追われ、自分の仕事が全く進まないほどでした。そこで、その時期だけ秘書サービスに電話応対をお願いしました。お申し込みの方からお伺いすることは決まっているので、比較的スムーズに受付をしていただき、大変助かりました。
いつもわが社が、他社との打ち合わせのときに利用しているシェアオフィスは、インターネットカフェのように、必要な時間だけレンタルできるようになっています。打ち合わせ時に必要な、ホワイトボードやスクリーンなどもレンタルできるようになっているので、他社との打ち合わせのときにとても役に立っています。1日に何件も打ち合わせが入るときは、このシェアオフィスを1日借りておくと、移動することもなく、全ての会社と打ち合わせができます。インターネットや電話で予約を簡単に取ることができ、必要機材も予約時にレンタル予約しておくこともできます。
当社では、事業展開の拡大のため、各地域に貸事務所を借り、支店を増やしました。今までは、関東や中部地方を中心に事業展開をしてきましたが、この度全国的に拡大していくこととなり、関西と四国にも支店を持つことにしました。貸事務所は、どの地域も駅近くの交通の便の良い立地のビルにし、セキュリティが完備されており、ビルの管理も行き届いている貸事務所にしました。支店には、来客もあるため、清掃や管理の行き届いているビルでないと、不快感を与えてしまうからです。セキュリティの面でもしっかりしていると、社員の安全も守れますし、オフィス内の企業機密なども守ることができるので安心です。
この度、当社で新商品を販売することとなり、それに伴い、問い合わせ窓口を電話秘書サービスで設置しました。通常時は、社員で問い合わせ窓口の対応をしているのですが、新商品の販売時は、一時的に問い合わせ件数が急増し、電話がパンク状態になってしまうのです。ですので、今までの経験を活かしこの度は、前もって電話秘書サービスを契約し、専用の問い合わせ窓口を設置しました。そのため、この度は、通常業務に支障も出ず、丁寧な対応でお客様からの反応も良く、大変助かりました。電話秘書サービスは一時的な契約でも利用できるので、これからも新商品販売時は利用していきたいです。